Die Administration der Datenbank erfolgt durch das GeoForschungsZentrum Potsdam.
Des Weiteren gibt es drei Nutzergruppen, die in unterschiedlichem Maße Zugang zur Datenbank haben:
"Welt": Die interessierte Öffentlichkeit kann in den Datenbeständen recherchieren sowie auf eine Auswahl allgemeiner Informationen und Auswertungen zugreifen.
Nutzergruppe I (Datengeber): Zu dieser Gruppe gehören alle Institutionen, die eigene objekt-spezifische Schadendaten in einem bestimmten Umfang und angemessener Qualität in HOWAS 21 einspeisen. Sie haben vollständigen Zugang zum gesamten Datenbestand
Nutzergruppe II (Nutzer ohne eigene Schadendaten): Für wissenschaftliche oder nicht-kommerzielle Projekte (Projekte zum öffentlichen Hochwasserrisikomanagement (z.B. Entwicklung von Hochwasserschutzkonzepten) gelten dabei, sofern nicht wissenschaftlich, als nicht-kommerziell) erhalten Nutzer, die keine Schadendaten einspeisen können, unter bestimmten Bedingungen eingeschränkte Nutzungsrechte. Im Gegenzug ist das HOWAS 21-Team über Projektergebnisse zu informieren.
Alle Nutzer der Gruppen I und II müssen sich registrieren und einen Datennutzungsvertrag unterzeichnen.
Musterverträge sind im Folgenden für die beiden Nutzergruppen zum Download zur Verfügung gestellt:
Schadendaten in HOWAS 21 sind anonymisiert. Eine Kombination der Schadensfälle mit anderen Daten,
die eine genaue geographische Verortung erfordert, z.B. eine Verschneidung mit modellierten
Fließgeschwindigkeiten, wurde − wo möglich und nötig − im Vorfeld durchgeführt. Diese geographische Verortung
wird nur in einer die Persönlichkeitsrechte bewahrenden, generalisierten Form (z.B. PLZ, Gemeinde)
weitergegeben. Der Datenschutz wird selbstverständlich jederzeit eingehalten.
